Deze openbaarheidsparagraaf komt voort uit artikel 3.5 van de Wet open overheid (Woo) dat bepaalt dat een bestuursorgaan in de jaarlijkse begroting en verantwoording aandacht besteedt aan de beleidsvoornemens en uitvoering van de Woo.
In deze paragraaf wordt ingegaan op drie aspecten uit de Woo: de passieve openbaarmaking van informatie, de actieve openbaarmaking van informatie en de plannen ter verbetering van de informatiehuishouding.
Vanuit het motto ‘Vanzelfsprekend openbaar’ willen wij openbare informatie juist, volledig en netjes beschikbaar stellen. Daarvoor is het belangrijk dat op een bewuste en zorgvuldige wijze wordt om-gegaan met overheidsinformatie en dat sprake is van een adequate informatiehuishouding.
Er worden continu stappen gezet om binnen de gestelde termijnen aan de vereisten van de Woo te voldoen. Aan de hand van het programmaplan 2022 zijn belangrijke stappen gezet om conform de uitgangspunten van de Woo te werken. Nu het programma de opstartfase heeft doorlopen, is het tijd voor de volgende fase in de implementatie. Een fase die gericht is op het geven van een variëteit aan praktische handvatten aan de organisatie.
Om de bewustwording te vergroten zijn kennissessies voor leidinggevenden gehouden. Van 12 tot 16 juni 2023 heeft de Week van de Woo plaatsgevonden, waarbij diverse trainingen, workshops en koffietuinsessies zijn georganiseerd voor alle medewerkers. Dergelijke activiteiten worden ook komend jaar georganiseerd.
Passieve openbaarmaking
Onder passieve openbaarmaking wordt verstaan het openbaar maken van informatie naar aanleiding van een verzoek uit de samenleving, een Woo-verzoek. In 2022 heeft de AA-organisatie 112 Wob- en Woo-verzoeken ontvangen. Het aantal verzoeken toont een stijgende lijn en eveneens een toename in omvang en / of complexiteit. De verwachting is dat deze stijging de komende jaren doorzet.
In 2021 heeft de AA-organisatie een Woo-coördinator aangenomen om het proces rondom het afhandelen van Woo-verzoeken centraal te beleggen. Hiermee is er een beter beeld van de ingekomen verzoeken ontstaan en meer grip op de afhandeling. In 2023 is er een tweede Woo-jurist aan-genomen om dit proces te ondersteunen.
Hiernaast is er in 2023 een anonimiseringsrichtlijn opgesteld om de organisatie te kunnen ondersteunen bij de behandeling van Woo-verzoeken.
In 2024 trekken we de lijn van het sneller en beter afhandelen van Woo-verzoeken door. Hiervoor wordt ook gewerkt aan een rapportage zodat jaarlijks in beeld gebracht kan worden waar het Woo-proces nog geoptimaliseerd kan worden.
Actieve openbaarmaking
Belangrijk onderdeel van de Woo is de verplichting tot actieve openbaarmaking van zeventien in-formatiecategorieën, waarvan er elf relevant zijn voor de gemeente. Dat moet plaatsvinden via een digitale infrastructuur die door de minister van Binnenlandse Zaken Koninkrijksrelaties (BZK) in stand wordt gehouden. Het doel is, alle informatie die bestuursorganen onder de Woo actief openbaar moeten maken, op één plek voor iedereen vindbaar en doorzoekbaar te maken. Bij de ontwikkeling van de verplichte digitale infrastructuur is uitgegaan van een oplossing waarbij de informatie centraal zou worden opgeslagen. Op advies van het Adviescollege ICT-toetsing heeft de minister van BZK eind 2022 gekozen voor een eenvoudiger en sneller te realiseren oplossing: een verwijsindex (de 'Woo-index') met zoekfunctie. In juni 2023 is de gemeente aangesloten op deze ‘Woo-index’ en is de redactierol belegd.
De volgende categorieën maakt de gemeente inmiddels al actief openbaar:
- besluiten, verordeningen en andere algemeen verbindende voorschriften;
- overige besluiten van algemene strekking;
- beleidsregels;
- bereikbaarheidsgegevens;
- vergaderstukken en verslagen van de raad;
- agenda’s en besluitenlijsten van het bestuur;
- vergaderstukken en verslagen van het bestuur.
In 2024 wordt voor het actief publiceren van de categorie Convenanten een proces uitgewerkt en ingericht.
Informatiehuishouding
Er is een beleid Formele en informele informatie ontwikkeld. Met dit beleid geven we binnen het kader van de Woo, de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer en de Archiefwet uitwerking aan de verplichting om relevante informatie te archiveren. Het beleid geeft de organisatie uitgangspunten en handvatten wat formele en informele informatie is en op welke wijze we deze archiveren. In het verlengde daarvan worden diverse instructies opgesteld, bijvoorbeeld op het gebied van e-mail archivering.
In de weg naar een adequate informatiehuishouding maakt ook de overgang van netwerkschijf naar Teams het werken in relatie tot de Woo makkelijker, simpeler en het zoeken sneller. De realisatie van deze verandering van werken vraagt om richtlijnen en instructies toegespitst op werkzaamheden en ingerichte werkprocessen om de informatie adequater en Woo-proof te maken, waarbij de informatieveiligheid gewaarborgd blijft. Het programmateam werkt daarin samen met de betreffende vakafdeling om de organisatie ook vanuit deze invalshoek verder Woo-proof te werken en blijvend te kunnen sturen op correcte en complete dossiervorming.
In 2024 worden de nodige instructies opgesteld, werkwijzen verbeterd en trainingen gegeven. De uitrol van de overgang van netwerkschijf naar werken in Teams wordt voortgezet en afgerond, waarbij ook de monitoring op de dossiervorming wordt ingericht. Verder wordt ook de implementatie van de selectielijst e-mail bewaring die in 2023 is voorbereid in 2024 afgerond.